汕头市平东肖华松慈善基金会档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为规范本基金会档案管理，发挥档案的实用性和有效性，经基金会理事会讨论决定，特制定本制度。
第二章 档案管理
第二条 归档范围
基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
第三条 基金会所有档案管理由秘书长指定兼职档案管理员负责管理。
第四条 档案管理员的职责：保证基金会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第五条 资料的收集与整理
（一）基金会的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为档案资料归档期。
（二）在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。
（三） 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
（四）档案管理员根据各部门收集的资料实施档案归档整理。
第六条 资料的分类与归档保管
（一）基金会档案资料的分类为“会计档案”和“其他文件档案”两类。
（二）会计档案由会计负责整理与保管，其他文件档案由专职干事负责整理与保管。
第七条 档案的借阅
（一）基金会理事长和秘书长工作需要可直接通过档案管理员办理借阅手续。
（二）其他人员需借阅档案时，须经理事长或秘书长批准，方可借阅。
（三）档案借阅者必须做到：
1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
第八条 档案的销毁
（一）基金会任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。
（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交秘书长审核并经理事会批准后执行。
（三）经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
（四）在销毁档案资料时，必须由理事长或秘书长指定专人监督销毁。
第三章 附 则
第九条 本制度由本基金会理事会负责解释。
第十条 本制度由2011年2月6日起实施，如有变更，需经本基金会理事会讨论决定。
